Note de frais PDF

Lorsqu'un salarié engage une dépense dans l'intérêt de l'entreprise (repas, déplacement, hébergement, achat), il a droit au remboursement des frais professionnels correspondants. La note de frais formalise cette demande : elle récapitule les dépenses ligne par ligne, permet à l'employeur de les contrôler et de les comptabiliser, et sert de pièce en cas de contrôle. Chaque dépense doit être justifiée par une facture ou un ticket.

Un remboursement de frais professionnels réels et justifiés n'est en principe ni soumis à cotisations sociales ni imposable : il rembourse une avance, il ne rémunère pas un travail. La règle vaut tant que les montants restent dans les limites admises et correspondent à des dépenses engagées dans l'intérêt de l'entreprise. Au-delà, la fraction excédentaire peut être traitée comme un complément de rémunération.

L'employeur peut rembourser au réel, sur présentation des justificatifs, ou par allocations forfaitaires dans la limite des barèmes publiés par l'URSSAF. Le remboursement au réel couvre la dépense exacte (billet de train, hôtel, achat ponctuel) ; le forfait verse une somme prédéfinie, par exemple une indemnité de repas, sans exiger le détail, tant qu'il reste sous les plafonds d'exonération. Ces plafonds étant revalorisés chaque année, vérifiez les montants en vigueur sur le site de l'URSSAF.

Pour les trajets effectués avec un véhicule personnel, l'indemnité kilométrique se calcule à partir du barème kilométrique qui dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue. Ce barème est publié et revalorisé chaque année. Plutôt que de retenir des montants qui périment vite, consultez le barème fiscal en vigueur sur impots.gouv.fr et les limites d'exonération sur le site de l'URSSAF, et notez chaque trajet pour justifier le calcul.

Renseignez le salarié, l'entreprise, la période puis chaque dépense ligne par ligne : date, nature, montant TTC et, si vous la suivez, la TVA. Le PDF A4 généré reprend le tableau des frais et le total à rembourser. Téléchargement immédiat, gratuit et sans inscription.

Imprimez la note, signez-la et joignez les justificatifs correspondants (factures, tickets) avant de la transmettre. Conservez les originaux : une dépense non justifiée risque d'être réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales. Ce modèle type convient aux demandes de remboursement courantes ; référez-vous à la procédure interne de votre entreprise pour la périodicité et les pièces attendues.