Déclaration de non-condamnation et de filiation

La déclaration est demandée à toute personne physique qui s'immatricule ou prend la direction d'une entreprise : micro-entrepreneur, commerçant, artisan, gérant de SARL ou d'EURL, président de SAS ou de SASU, directeur général, et plus largement toute personne inscrite au Registre du commerce et des sociétés ou au Registre national des entreprises. Elle est réclamée à la création, mais aussi lors d'un changement de dirigeant ou d'un transfert de siège vers un autre greffe.

Vous y déclarez n'avoir subi aucune condamnation pénale, ni sanction civile ou administrative, de nature à vous interdire de gérer, administrer ou contrôler une entreprise. Le greffier ne vérifie pas votre casier judiciaire au moment du dépôt : il s'appuie sur votre déclaration, puis un contrôle du bulletin numéro 2 est opéré par l'administration. C'est ce qui explique la sévérité des sanctions en cas de fausse déclaration.

Le document s'appelle presque toujours « déclaration de non-condamnation et de filiation », et ce n'est pas une formalité décorative. Le greffe a besoin des nom et prénom de vos deux parents, la mère étant désignée sous son nom de naissance, pour vous identifier de façon certaine et lever toute ambiguïté en cas d'homonymie lors du contrôle du casier judiciaire.

Une déclaration qui omet la filiation est régulièrement rejetée, et le dossier d'immatriculation repart pour un tour. C'est la première cause de refus sur ce document. Vérifiez l'orthographe exacte des noms telle qu'elle figure sur votre acte de naissance avant d'imprimer.

Le PDF sort sans signature, volontairement. Imprimez-le, signez-le au stylo, puis numérisez-le si vous déposez votre dossier sur le guichet unique des formalités des entreprises. Une signature ajoutée dans un logiciel est fréquemment refusée par les greffes, qui attendent une signature manuscrite originale ou son scan fidèle.

Aucune légalisation ni certification n'est nécessaire : c'est une déclaration sur l'honneur, elle vaut par votre seule signature. Datez-la du jour du dépôt ou de quelques jours avant, car une déclaration ancienne peut être écartée. Conservez un exemplaire : le même document vous sera redemandé à chaque modification touchant à la direction de l'entreprise.