Cet article pratique explique les étapes, les délais et les recours. Pour préparer le document, utilisez le modèle d'état des lieux. Le guide de l'état des lieux détaille les points à observer. Ces informations générales ne remplacent pas l'analyse d'un professionnel du droit pour un litige particulier.
L'état des lieux décrit le logement lors de la remise puis de la restitution des clés. Comparer les deux documents aide à distinguer l'usure normale d'une dégradation imputable au locataire. Une mention précise comme « deux rayures près de la fenêtre » renseigne mieux que « parquet abîmé ».
Un constat contradictoire et comparable
Pour une résidence principale, l'état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire, ou par leurs mandataires. Si l'une des parties est absente, elle peut préparer une procuration limitée à ce rendez-vous. Il est daté, signé, remis à chaque partie et joint au bail. Il peut être sur papier ou électronique. L'entrée et la sortie peuvent figurer sur un document unique ou sur deux documents de présentation similaire, afin de permettre la comparaison.
Le décret du 30 mars 2016 prévoit notamment l'identité des parties, l'adresse, la date, le détail des clés et moyens d'accès, les relevés de compteurs individuels lorsqu'ils s'appliquent, puis la description précise des sols, murs, plafonds, équipements et éléments de chaque pièce. À la sortie s'ajoutent la nouvelle adresse du locataire, la date de l'état des lieux d'entrée et, éventuellement, les évolutions constatées.
Testez les équipements, comptez les clés et relisez avant de signer. Des photos datées peuvent illustrer les observations, mais elles ne prouvent pas automatiquement l'état du logement : leur origine, leur date ou leur contenu peuvent être discutés. Associez-les aux mentions écrites et conservez l'exemplaire signé.
Absence d'état des lieux d'entrée : une présomption, pas une inversion
Selon l'article 1731 du Code civil, lorsqu'aucun état des lieux n'a été fait, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives et devoir le rendre ainsi, sauf preuve contraire. La règle ne signifie donc pas que l'absence du document profite automatiquement à l'une ou l'autre partie.
La partie ayant fait obstacle à l'établissement de l'acte ou à la remise d'un exemplaire ne peut pas invoquer cette présomption. Échanges, factures, constats et photographies peuvent contribuer à démontrer la situation réelle.
Dix jours pour demander un complément
Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours suivant son établissement. Mieux vaut décrire par écrit chaque défaut découvert et conserver la preuve de l'envoi. Si le bailleur refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation (CDC) compétente.
Pour les éléments de chauffage, une demande de complément reste possible pendant le premier mois de la période de chauffe. Ce délai distinct permet de signaler un problème qui ne pouvait pas être apprécié lors de l'entrée.
Vétusté ou dégradation : pas de règle automatique
La vétusté est l'usure ou la détérioration résultant du temps ou de l'usage normal des matériaux et équipements. Une dégradation peut en revanche résulter d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien courant. Une peinture défraîchie, une rayure, un trou ou un joint détérioré ne sont pas toujours à la charge de la même partie : il faut examiner l'état initial, l'ancienneté, la durée d'occupation, l'entretien, la cause et l'ampleur du dommage.
Les parties peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté choisie parmi celles issues d'un accord collectif de location. Elle fournit des durées d'usage et des abattements, mais ne justifie pas mécaniquement de facturer un remplacement à neuf. Toute retenue pour dégradation doit être reliée à une différence constatée et dûment justifiée.
Restitution du dépôt : le délai part de la remise des clés
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal :
| Situation | Délai |
|---|---|
| État des lieux de sortie conforme à celui d'entrée | 1 mois après la remise des clés |
| État des lieux de sortie différent de celui d'entrée | 2 mois après la remise des clés |
Le bailleur peut déduire les sommes restant dues ou celles dont il répond à la place du locataire, à condition de les justifier. Dans un immeuble collectif, il peut établir un arrêté provisoire et conserver une provision justifiée d'au plus 20 % du dépôt jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. Le solde est régularisé dans le mois suivant l'approbation définitive des comptes. Les parties peuvent aussi convenir de solder immédiatement les comptes.
En cas de retard, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée. Cette majoration ne s'applique pas si le retard vient de l'absence de transmission par le locataire de sa nouvelle adresse.
Désaccord, refus de signer et frais
Il ne faut pas signer sans nuance une mention que l'on estime inexacte. Une partie peut demander sa correction ou inscrire des réserves précises. Selon le désaccord, signer avec réserves conserve une base commune ; si les constatations essentielles restent incompatibles, elle peut refuser de valider le document et formaliser immédiatement ses motifs.
Lorsque le constat ne peut pas être établi contradictoirement et amiablement, la partie la plus diligente peut faire intervenir un commissaire de justice. Celui-ci convoque les parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception. Dans ce cas légal, le coût réglementé est partagé par moitié. Toute contestation d'un état des lieux déjà signé ne déclenche donc pas automatiquement ce partage de frais.
Pour contester l'état des lieux ou une retenue, commencez par un courrier précis et joignez les documents utiles. La CDC peut être saisie gratuitement ; pour ces matières, sa saisine est facultative. Toutefois, lorsque la demande en justice ne dépasse pas 5 000 €, une tentative amiable est en principe obligatoire avant le juge. Service-Public indique un délai de trois ans pour agir en restitution du dépôt à compter du jour où il aurait dû être rendu.
Ce que fait réellement le générateur
Le modèle d'état des lieux demande les noms du bailleur et du locataire, l'adresse, le type de constat, le lieu, la date et une description libre des pièces et de leur état. Il génère un PDF avec emplacements de signature. Il ne propose pas de champs séparés pour chaque pièce, les compteurs, les clés, le mandataire, l'adresse du bailleur, la nouvelle adresse de sortie ou la date du constat d'entrée, ni de téléchargement de photos. Utilisez par exemple la zone libre ainsi :
Clés : 2 clés de porte et 1 badge remis. Électricité : index 12 458 kWh. Cuisine : plan de travail, rayure de 4 cm près de l'évier.
Ajoutez de la même façon les autres mentions nécessaires et conservez les images séparément.
Pour organiser l'inspection, consultez le guide complet de l'état des lieux. Pendant le bail, le guide de la quittance de loyer aide à conserver les preuves de paiement.
Sources officielles consultées le 9 septembre 2026 : article 3-2 de la loi n° 89-462 et article 22 dans le texte consolidé (Légifrance) ; article 1731 du Code civil ; décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 ; fiches Service-Public « État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation », « Dépôt de garantie dans un bail d'habitation » et « Dans quel cas saisir la commission départementale de conciliation (CDC) ? ».
