Note de frais : justificatifs et barème kilométrique (2026)

Une note de frais est le document par lequel un salarié demande le remboursement des dépenses professionnelles qu'il a avancées : repas, déplacements, hébergement, achats pour le compte de l'entreprise. Pour être remboursée, chaque dépense doit être justifiée : la note liste, ligne par ligne, la date, la nature et le montant de chaque frais, et s'accompagne des justificatifs (factures, tickets). L'employeur peut rembourser au réel, sur présentation des justificatifs, ou par allocations forfaitaires dans la limite des barèmes publiés par l'URSSAF. Pour les trajets effectués avec un véhicule personnel, le remboursement s'appuie sur le barème kilométrique de l'année en cours.

À quoi sert une note de frais ?

Lorsqu'un salarié engage une dépense dans l'intérêt de l'entreprise, il a droit au remboursement des frais professionnels correspondants. La note de frais formalise cette demande : elle récapitule les dépenses, permet à l'employeur de les contrôler et de les comptabiliser, et sert de pièce en cas de contrôle URSSAF ou fiscal. Un remboursement de frais professionnels correctement justifié n'est pas un complément de salaire : il n'est pas soumis à cotisations sociales ni à l'impôt sur le revenu, à condition de rester dans les limites admises et de correspondre à des dépenses réelles et professionnelles.

Ce que doit contenir une note de frais

• Identité du salarié et de l'entreprise
• Période ou objet de la note (mission, déplacement, mois concerné)
• Pour chaque dépense : date, nature du frais, montant TTC et, si vous la suivez, la TVA
• Total des dépenses à rembourser
• Date d'établissement et signature

Chaque ligne doit pouvoir être rattachée à un justificatif. Conservez les originaux (ou leurs copies numériques) des factures et tickets : sans justificatif, une dépense peut être requalifiée en avantage soumis à cotisations. Pour la TVA, seules certaines dépenses ouvrent droit à récupération par l'entreprise et sous conditions : la note de frais aide à isoler ces montants, mais la récupération relève de la comptabilité de l'employeur.

Remboursement au réel ou au forfait

Deux modes de remboursement coexistent. Le remboursement au réel rembourse la dépense exacte sur présentation du justificatif : c'est le principe pour un billet de train, une facture d'hôtel ou un achat ponctuel. Le remboursement forfaitaire verse une somme prédéfinie (par exemple une indemnité de repas) sans exiger le détail, dans la limite des montants d'exonération fixés par l'URSSAF : au-delà de ces limites, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette des cotisations, sauf à justifier de la dépense réelle. Les plafonds forfaitaires étant revalorisés chaque année, vérifiez les montants en vigueur sur le site de l'URSSAF avant d'appliquer un forfait.

Frais kilométriques : s'appuyer sur le barème de l'année

Quand le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'indemnité kilométrique couvre l'usure, le carburant, l'assurance et l'entretien. Elle se calcule à partir du barème kilométrique qui dépend de la puissance fiscale du véhicule et de la distance parcourue dans l'année. Ce barème est publié et revalorisé chaque année par l'administration.

Plutôt que de retenir des montants qui périment vite, consultez le barème kilométrique en vigueur directement à la source : le barème fiscal sur impots.gouv.fr et, pour les limites d'exonération de cotisations, le site de l'URSSAF. Notez chaque trajet (date, motif professionnel, trajet, nombre de kilomètres) pour justifier le calcul. La note de frais reprend le total kilométrique et son montant, appuyé sur le barème de l'année.

Générer une note de frais en PDF

1. Ouvrez le générateur de note de frais
2. Renseignez le salarié, l'entreprise, la période, puis chaque dépense ligne par ligne (date, nature, montant TTC, TVA)
3. Téléchargez le PDF gratuit reprenant le tableau des frais et le total
4. Imprimez, signez et joignez les justificatifs correspondants avant de transmettre la note

Quels justificatifs conserver ?

Conservez la facture ou le ticket original de chaque dépense : restaurant, hôtel, péage, carburant, billet de transport, achat de fournitures. Pour les frais kilométriques, tenez un relevé des trajets. L'entreprise doit pouvoir présenter ces pièces en cas de contrôle : une dépense non justifiée risque d'être réintégrée dans l'assiette des cotisations sociales.

Une note de frais est-elle imposable pour le salarié ?

Un remboursement de frais professionnels réels et justifiés n'est en principe ni soumis à cotisations ni imposable : il rembourse une avance, il ne rémunère pas un travail. La règle vaut tant que les montants restent dans les limites admises et correspondent à des dépenses engagées dans l'intérêt de l'entreprise. Au-delà, la fraction excédentaire peut être traitée comme un complément de rémunération.

Sous quel délai l'employeur doit-il rembourser ?

Aucun délai légal général ne fixe le remboursement des notes de frais : il dépend des usages de l'entreprise, du contrat de travail ou de la convention collective, souvent avec la paie du mois suivant. Renseignez-vous sur la procédure interne (formulaire, périodicité, pièces à joindre) pour être remboursé dans les temps.

Pour un document remis à la fin d'un contrat de travail, voir notre guide du solde de tout compte.